应付账款处理

一、采购发票单据输入

采购发票的输入将导致应付账款的发生。因此当有任何应付款项确定后，应该利用『录入采购发票』或『录入其他应付单』输入计算机。而应付账款发生的原因有三。一是进货单，将使应付账款增加，二是退货单将使应付账款减少。另外，则是非上述二者的其他应付费用或款项。对某一供应商的采购发票在输入时，可由计算机自动撷取该供应商尚未开票的『进货单』及『退货单』。如果某应付账款并非来自『进货单』或『退货单』，则其应付金额及对应的凭证单别，单号，序号及凭证日期应该自行输入。

如果本系统与『工单管理子系统』联机使用，则该系统的『委外进货单』及『委外退货单』亦将是应付账款增加(或减少)的原因的一。

当成立应付账款时，可于『录入采购发票』或『录入其他应付单』的[新增]功能输入计算机。输入后的单据，可以随时以[浏览]功能调阅。如果输入的信息有误，在该单据未做[审核]前，可以利用[更改]功能修正的，或者[删除]功能取消的。

二、采购发票打印

如果需要以打印机印出采购发票单据做为核对或对账的凭证，则可以利用『打印采购发票』予以打印。另外亦可以在『录入采购发票』中每输入一张单据后选择将该张单据立即印出；但应该事先在『设置单据性质』中对该采购发票别设置为可在输入后直接打印。

三、采购发票审核(核准)

单据的审核目的有二。其一，审核过的单据不得再做更改或删除，以确保输入的信息不会被有意或无意的更动。其二，做审核的动作才会将该张单据内容更新相关的进货单或退货单单据信息。因此，当单据输入且确定无误后，应该运行[审核]动作。[审核]方式可以针对单张采购发票单据运行，亦可针对一批输入的多张采购发票单据整批运行。另外亦可在『设置单据性质』中可设为[直接审核]，对该种采购发票单别设置为可在一张采购发票输入后即立刻自动审核。

四、采购发票单据撤销审核

由于被审核过的单据，不允许再做更改或删除。因此，如果审核过的单据确实有误，需要更改。就必须先选择[撤销审核]功能将该单据还原为[未审核]。然后才可以对其做更改或删除的动作。

五、采购发票清单打印

对于输入的采购发票单据，可以利用「清单与明细表」中的『采购发票明细表』将其按日期，单别的顺序打印成明细表。此份报表除可做为核对单据信息是否有误外，亦可以视为一份序时账册，留存以供备查使用。