实施程序说明

前序系统

一、工厂信息设置

在请购单.采购单.进货单.退货单录入时，必须输入单据异动所属工厂的信息.因此请事先将工厂的划分与编号规划，工厂的编号与名称整理好后，可以利用『录入工厂信息』输入计算机。

二、币种汇率信息录入

对于贵公司在采购及进货时所可能使用到的币种，应该逐一赋值币种编号，利用『录入币种汇率』输入计算机.未事先设好的币种编号，在输入各种单据时将不予接受.至于汇率信息，应该在系统上线使用后，每日将该日的汇率随时输入.以便一些作业能撷取利用。

特别注意，记账本位币亦应设置其币种，且其币种编号应设为『记账本位币』，而其汇率则固定为1。

三、部门编号名称录入

此处所指的部门主要系指请购方面的部门.在请购作业时，必须注记请购需求单位的信息.因此请先将部门的划分与编号规划，各部门的编号与名称整理好后，可以利用『录入部门名称』输入计算机。

四、员工基本信息录入

请购单录入作业的请购人员，必须事先录入在员工基本信息。

五、职务类别信息录入

对于从事采购工作的用户，应于事先定义，在用户信息录入完成后，针对采购工作的人员请于『录入职务类别』中明订，这个定义将来在进行采购信息录入中，在输入的采购人员信息时，系统将限制该人员必须为事先设置采购组中的用户。

六、付款条件录入

采购单及进货单录入作业中的付款条件是采购交易的重要条件及后续处理付款的重要依据，此项信息的相关设置必须先在『录入付款条件』中维护。

基本信息

七、供应商信息录入

对于往来的供应商及委外供应商必须予以编号并整理其基本信息.然后利用『录入供应商信息』予以输入.至于供应商信息中各字段的内容与意义.其中，对某些字段如果您觉得没有需要录入，可予略过不必理。

对于某些供应商并非经常性往来者或由于交易额太小不必列管者或属现购情形者，可能不需要对该些供应商保留其基本信息或进货统计信息，但由于在任何异动单据的输入时，其供应商编号栏必须键入一已先行录入的供应商编号，才允许接受，故前述的供应商仍需事先录入其基本信息，唯不必逐一录入者，只需将此类供应商予以合并，视为一个供应商，编以一个供应商编号以代表的即可.这样的作法，对于进货的统计才不至造成遗漏。

八、录入供应商料件价格

对于各料件的供应商必须整理其核价信息.然后利用『录入供应商料件价格』予以输入，核价信息可录入单一数量价格或者分量计价供应价格两种。

至于品号供应商信息的字段内容与意义，其中，对某些字段如果您觉得没有需要录入，可予略过不必理会.品号的核价信息是在输入采购单或进货单时自动取价及系统缺省单价的依据。

另外，如果在计算机上线前，对于品号的核价信息无法搜集整理，亦可以不必输入.因为，计算机化作业后，此一核价信息，可于单据性质设置作业中去设置自动由核价单或采购单或进货单的输入而自动生成且随时更新。

九、设置单据性质

对于贵公司现行所需要使用的各种异动单据 (包括核价单，采购单，进货单，退货单)，必须加以整理，对各种异动单据的性质逐一检讨设置.然后利用『设置单据性质』将各单据的性质信息一一键入计算机。

对于未先设置的异动单据，将来在运行各种异动单据信息录入作业时，将不允许接受。

本系统需与『库存管理子系统』联机作业，对于日常发生的『进货单』，『退货单』必须于本系统中作输入，故于『库存管理子系统』中不需对该『进货单』，『退货单』的单别性质加以设置。

本系统中对于一种单据如进货单，亦可设置出多种单别，以满足分类管理的需要.如按内购，外购区分或按购买不同类别的料件而区分，或当有多仓时可按不同的仓库进货而区分。

期初余额实施

十、未结束采购单输入

在系统正式上线的时点，可能手上有许多已发出的采购单，但尚未进货完毕者，必须加以搜集整理，然后利用『录入采购单』输入计算机.如此，才可以在系统上线后对这些采购单立刻纳入进货的控制。

当然，如果贵公司无需利用计算机做采购进货的管理，或需要管理但对于系统上线时点以前所发出而未结束的采购单无法或无暇整理输入，亦可以忽略不作.其影响为对该些采购单将无法控制。