进货作业

一、进货单输入

当供应商供货时，应该将进货信息利用『录入进货单』输入计算机.进货时若来源为采购需求，应于进货单上注名原始采购单号码，因此可有效的将有关品号，单位，数量，价格方面的信息即可自动调出，将使作业较为方便，且可做联机检查信息的动作.为了防止进货信息未填入采购单号导致重复收料的情形发生，您可将进货单的单据设置为[核对采购]，如此系统将替您把关。

二、进货单打印

如果需要以列表机印出的进货单直接做为进货及验收结果登录的凭证，则可以利用「凭证打印」中的『打印进货单』予以打印.另外亦可事先在『设置单据性质』中对该进货单别设置为[直接打印]输入后可直接打印，此后在运行『录入进货单』时每输入一张进货单后，则该进货单可立即印出。

三、进料检验

进货的商品若于「录入品号信息」设置为[未检验]，应于到货后由品检人员进行进料检验，并将检验结果透过[验收]功能输入验收日期，验收入量，若有不良退货可输入扣款信息，完成验收作业。

关于验收过程中有退货的情形我们称的为『验退』行为，此种管理有别于退货作业，因为这时候商品并未入库。

四、验收入库信息输入及审核

当验收完成确定信息无误后，应利用进货单验收作业的[审核]功能将进货单予以审核，审核后将于进货单单据明显位置出现[核]字。

进货单的审核功用有二.其一，审核过的单据不得再做更改或删除，以确保输入的信息不会被有意或无意的更动.其二，做审核的动作才会将该进货内容更新相关的库存信息及采购单信息。

五、进货信息的另一种处理方式

如果公司现行并无进货检验程序，或检验作业时程很短，或一概采全数入库，待日后发现有问题的料件再另办退货处理.则对于一笔进货单的信息，可以不必分段输入，而采一次即输入完成的方式。

进货单如采分段输入方式，则审核的方式应该采整批审核.如果进货单采一次输入方式，则可以选择采用直接审核或整批审核。

六、进货单更改

对于已经审核过的进货单如因发觉输入有误或事后进货内容有所更动时，可以先运行[撤销审核]动作，然后直接以[更改]或[删除]将该进货单内容做更动.更动完成后，如果确定无误仍应再予运行[审核]。

七、进货明细表打印

对于所有已输入计算机的进货单，可以选择「清单与明细打印」中的『进货明细表』将进货单按进货日期顺序打印成明细清单，以供核对或存查的用。

另外对于进货单采分段方式输入的公司，如欲了解有哪些进货单尚未完成验收入库 (即所谓待验料件)，可以在打印进货明细表时，选择[未审核]者即可。

八、进货单作废 输入的进货单如果有误，可以直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定[作废].经指定[作废]的单据将不做[审核]处理.应注意，已审核的单据不允许作废，除非先行[撤销审核]。