采购作业

一、采购单输入

需向国内或国外采购的料件，在确定料件种类，数量，价格，供应商及交期等相关信息后，可以利用『维护请购信息』及『从请购单生成采购单』生成采购单。 若公司的采购均由采购人员独立作业，并无先前的请购程序及核准记录，亦可以在『录入采购单』直接将采购单信息输入计算机。

二、采购单凭证打印

如果需要以列表机印出的采购单凭证，直接发放给供应商，则可以利用『凭证打印』中的『打印采购单』予以打印。另外亦可事先在『设置单据性质』中对该采购单别设置为输入后可[直接打印]，此后在运行『录入采购单』时每输入一张采购单后，则该采购单可立即印出。

三、采购单审核

为确保已输入的采购单信息不被有意或无意的更动，因此在确定输入的采购单信息无误后，应该运行[审核] (视同核准) 动作，审核后将于采购单上方明显位置出现[核]，另外亦可在『设置单据性质』中对该采购单别设置为[直接审核]，可在一张采购单输入后即自动审核。经审核后的单据即不允许加以更改或删除。

四、采购单更改

采购单的更改可分成三种层次来管理：

1.还未审核前采购单的更改，请直接找出欲更改的采单，更改的即可。

2.已审核的采单，必须保留更改记录者，请按『录入采购变更单』处理。

3.已审核的订单，无须保留变更记录者，直接运行采单[撤销审核]，然后直接以[更改]或[删除]功能，将原采单信息变更，此种变更系统亦将保留该单据最后一次的更改日期及用户信息，更改后记得要再运行[审核]。

采购单更改时系统可设定更改权限，如采购人员只能更改自己的采购单，关于权限设置请详『设置用户权限』。

五、采购单结束

当进货单信息 (不分国内或国外) 输入时，如果有指定系为某张采购单的进货，则该笔采购的『已交数量』将自动累加。如已交数量大于等于采购数量时，则该笔采购单的结束将自动更新为『已结束』。

六、采购明细表打印

对于所有已输入计算机的采购单，可以选择『清单与明细表』中的『采购明细表』将采购单按采购日期顺序打印成明细清单，以供核对或存查的用。

七、采购跟催报表

• 如欲了解序时别的采购预计交货状况，可以打印『采购预计进货表』，以做为跟催的依据。

• 如欲了解供应商别的采购预计交货状况，可以打印『供应商预计进货表』，以做为跟催的依据。

• 如欲了解料件别的采购预计交货状况，可以打印『品号预计进货表』，以做为跟催的依据。

• 如欲了解工单单别的采购预计交货状况，可以打印『工单预计进货表』，以做为跟催的依据。但应注意，如欲运用此表，则为某工单而采购的料件，在其采购单上，必须注明其工单编号才可。

八、采购单作废

输入的采购单如果有误，可以直接更改或取消后另行输入。另一种处理方式则是将该单指定[作废]。经指定[作废]的单据将不做[审核]处理。应注意，已审核的单据不允许作废，除非先行[撤销审核]。

九、预付订金采购

大金额的采购如机器设备等，属于预付订金的采购案件，可以在采购单录入时先行输入订金比率，以利后续处理预付订金流程。